Zuwendungsbestätigungen & Kassenbücher

Was für ein herrliches Wort. Früher sagte man „Spendenquittung“, aber das ist gefühlt schon ein Jahrhundert her…

Kaum ist die letzte Silvesterrakete verzischt kommt schon der erste Anruf: Wo bleibt meine Spendenbescheinigung für 2023.
Es gibt da einige ganz ungeduldige, die wirklich denken, wir würden das wohl vergessen.

Das Finanzamt sagt über uns: „Die Körperschaft fördert im Sinne der §§51 ff AO ausschließlich und unmittelbar mildtätige Zwecke.“
Dies besagt u.a. auch: Wir dürfen Ihnen eine Zuwendungsbestätigung über den von Ihnen gespendeten Betrag ausstellen. 

Ach übrigens (ohne bis ins letzte Detail zu gehen) Wir sind mildtätig(!) und nicht „nur“ gemeinnützig. Das bedeutet für Sie nämlich, dass Sie doppelt so hohe Beträge „von der Steuer absetzen“ können.

OK, nun denken Sie sicher, dass wir da einfach auf einen Knopf drücken und unser Computer spuckt dann diese ganzen „ZWB“ für sie aus.
Ach wäre das schön, wenn wir so eine Software hätten. Haben wir aber nicht! Also muss bei uns jede einzelne Zuwendungsbestätigung per Hand erstellt werden, verifiziert werden und dann ausgedruckt werden, Briefumschlag rein, Porto drauf…. Das kostet alles Zeit.
Ganz früher, in der Anfangszeit von Rette ein Kinderleben e.V. wurden diese „Spendenquitungen“ sogar noch per Schreibmaschine erstellt. Heute helfen uns zumindest EXCEL und ACCESS. Um genau zu sein: Mehr als 40 verschiedene EXCEL-Tabellen mit SEPA-Lastschrifteinzügen und Kontobuchungen, die zusammengeführt werden müssen. PayPal Spenden, Kassenbuch auch noch.
Aktuell hat MS-Access mal wieder einen Bug und verweigert den Import von Excel Tabellen. Also muss man den Umweg über CSV gehen… Juchu. Das heißt soviel wie: Es dauert eben noch etwas länger und macht mehr Arbeit.

Und am Freitag, 19.01.24 war alles fertig. Und seitdem drucken wir hunderte von „ZWB“s mit den dazu gehörenden Anlagen, damit wir diese alle im Laufe dieser Woche verschicken können. Das kostet übrigens ganz schön was… Papier, Umschläge, Porto, Toner/Tinte… Das läppert sich.

Sie erhalten Ihre Zuwendungsbestätigung ab dem 23.01.24 per Briefpost.

Warum nicht per E-Mail? Das wäre doch viel günstiger? Theoretisch ja, aber in der Praxis ist E-Mail so ziemlich das unsicherste Verfahren, das es gibt. Jeder kann ohne viel Aufwand Ihre E-Mails mitlesen. Genauso, wie früher bei einer Postkarte. Denn die Information in einer E-Mail ist nur in den wenigsten Fällen verschlüsselt. Und da es hier um Ihre finanziellen Daten geht werden wir diese ganz bestimmt nicht für jedermann zugänglich über das Internet verschicken. Bitte merken Sie sich: E-MAIL IST UNSICHER!!! Grundsätzlich. Nicht zuletzt deswegen werden Sie kaum noch einen Anbieter im Internet finden, den Sie über eine E-Mail Adresse erreichen.
Praktisch jeder Anbieter benutzt auf seiner Webseite Kontaktformulare. Wir auch. Sogar 3 Stk. davon: „Kontakt“ , „Patenpost“, „Sonderspende“

Und dann das Drama mit dem „SPAM Ordner“… Wer einen kostenlosen E-Mail Dienst aus dem Internet benutzt, wie z.B. GMail, Web.de, T-Online und wie sie alle heißen, der hat von diesen Systemen automatisch einen Ordner erstellt bekommen, in dem automatisch „Müll“ landet. z.B. ungewollte Werbung. Aber eben auch manchmal E-Mail von uns, denn wenn das System uns nicht kennt, dann meint es oftmals, das muss Müll sein. Und so werden E-Mails von uns gerne übersehen, da wir nicht im Posteingang, sondern im SPAM Ordner gelandet sind und dieser z.B. nach 14 Tagen den Inhalt automatisch löscht.
Wenn Sie übrigens noch eine E-Mail Adresse haben, die Yahoo oder AOL heißt, dann ist das inzwischen so alt, dass es kaum noch sinnvoll ist, damit weiterzumachen. Bitte legen Sie sich dann bitte eine „moderne“ E-Mail Adresse an, wie von z.B. GMail
Daher benutzen wir E-Mail so gut wie überhaupt nicht! Besser also: –> Kontaktformular!

Und warum haben wir keine Software für Zuwendungsbestätigungen? Weil es kaum eine gibt. Paten und Patenkinder zu verwalten ist für Softwarefirmen nicht lukrativ genug, weil der Markt dafür zu klein ist. Sicher, es gibt „Vereinsverwaltungssoftware“ und wir sind doch ein Verein?! Diese Software ist in aller Regel eher was für einen Fußball- oder Gesangsverein. Mit „Übungsleitern“ und Abteilungen. Das passt nicht für unsere Arbeit. Aber könnte man denn nicht z.B. nur die Mitgliederverwaltung nutzen und alles andere ignorieren? In der Theorie ja, aber dann fehlen uns andere Daten, die zum Paten gehören, wie z.B. die Kindernummer und das Patenkind. Diese „Sonderfelder“ bietet fast keine „Vereinsverwaltung“.
Bleibt noch die Alternative sich etwas programmieren zu lassen was perfekt passt. OK, da haben wir uns in den letzten Jahren mehrfach informiert und die Kosten lagen deutlich zu hoch. Mehrere Tausend Euro. Und dann noch jährliche „Wartungsverträge“ und man ist abhängig von einer Fremdfirma.
Und so bleiben wir bei unserem bewährten System, welches etwas mehr Handarbeit erfordert, aber letztendlich gut und individuell funktioniert.

Ach und dann noch: Unter 300€ pro Jahr müssten wir gar keine „ZWB“ mehr erstellen. Da würde bei Nachfrage allein Ihr Kontoauszug ausreichen.

Überhaupt: Seit 2017 ist es nicht mehr erlaubt, dem Finanzamt ungefragt Belege zu schicken. Also auch keine „ZWB“. Ausschließlich wenn das Finanzamt eine Rückfrage hat und explizit eine „ZWB“ anfordert, müssen sie diese auch einreichen. Daher sind Sie verpflichtet eine „ZWB“ mindestens für  1 Jahr NACH Erstellung des Steuerbescheides aufzubewahren.

„Ja, aber mein Steuerberater will das haben…“ Dabei sollte jeder Steuerberater das eben gesagte doch eigentlich wissen. Aber OK, wir schicken jedem Spender von dem uns die Anschrift bekannt ist eine Zuwendungsbestätigung. Und damit dürfen Sie auch gerne Ihren Steuerberater glücklich machen.

Der schlimmste Fall wäre, dass Sie bis Ende Januar gar keine „ZWB“ von uns erhalten haben. Dann wäre in der Tat der Punkt erreicht, bei dem Sie uns anrufen und nachfragen sollten. Wir haben durchaus viele Spender, deren Anschrift wir nicht kennen. Insbesondere wenn Spender im Rahmen einer Traueranzeige an Rette ein Kinderleben e.V. gespendet haben. Dann kennen wir zwar Name und Kontonummer, aber das reicht nicht zum Verschicken.

Und was passiert gerade in Brasilien?

Es sind große Sommerferien. Bis ca. Mitte Februar. Solange sind die ansonsten „internen“ Heimkinder zu Hause bei Ihren Familien. Zeit für uns mal „durchzulüften“ und aufzuräumen, ggf. Ausbesserungsarbeiten durchzuführen.

Außerdem werden derzeit die letzten Weihnachtsgeschenke gekauft. Alle Spenden, die erst im Dezember bei uns eingingen, können erst jetzt ausgegeben werden.

Weihnachtseinkauf
Manchmal sind die Einkäufe nicht so "weihnachtlich" wie der Pate es sich vorgestellt hat aber dies wird z.B. dringend gebraucht.
Ein neuer Herd, ein paar Säcke Zement oder Farbe zum Anstreichen sind oftmals viel wichtiger für die Familie.

Und weil gerade ein Jahr zuende ging ist momentan ein wunderbarer Zeitpunkt um überraschend die Kassenbücher der Heime zu prüfen. Hier kämpft sich unsere „Administradora“ Sra. Taís im Heim 122 in Jaqueira-PE durch Bücher und Belege von 2022 und 2023. Einen Tag später war sie im  Heim 102 in Igaci.

In Triunfo-PE hat Sra. Eliane Cristina, die 1. Vorsitzende von Simja-SC, die Kassenbücher des Heimes 101 untersucht. Hier zusammen mit der Heimleiterin Sra. Sandra (links):

Die Kassenbücher werden nach dem selben Standard wie in Deutschland geführt: handschriftlich. Jeder Beleg muss vorliegen, jeder Centavo muss stimmen. Für eine allererste Überprüfung müssen die Heime die Buchungen zusätzlich in einer Excel-Tabelle eintragen. Dadurch wird sofort festgestellt, ob Fehler beim Zusammenzählen gemacht wurden. Wird ein Fehler entdeckt so wird diese Seite mit einem dicken roten Strich als „ungültig“ gekennzeichnet und komplett neu geschrieben. Das kommt meist nur 1-2 Mal pro Jahr vor.

INW2024

Unsere Freunde der Webseite IsNichWahr.de haben auch in diesem Jahr eine tolle Spendenaktion zu unseren Gunsten gestartet. Bislang können von den eingegangenen Spenden schon 7 Kinder 1 ganzes Jahr lang versorgt werden.
Im letzten Jahr waren es sogar 11 Kinder. Die Aktion läuft noch einige Tage. Wir sagen im Namen der Kinder: Danke !!!

INW
Fröhlich
Am Ende angekommen heute noch ein fröhliches Kindergesicht: Die 2 jährige Manoella freut sich über ihr gemaltes Bild.

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